★このコラムは、全国の校長先生や教頭先生のためにご提案する、ＩＴ機器を使ってのいわば学校運営術です。

【第２回】重要文書はデジタル化
　〜スキャンスナップで一気にデジタル化〜

毎日のように回ってくる文書にうんざりしている皆さんも多いことと思います。そして、文書管理にほとほと困っている方はありませんか。管理職となると、法規に関する文書や学校運営に関する資料など、これもあれも手元に置いておきたいと思う文書や資料がかなりあると思います。

　それらをどのように管理していますか。毎年４月になると、自分なりに分類を考えてファイルを新調する方も多いと思います。「よし！ 今年こそ文書をきちんと綴じておくぞ」と心新たに思っても、その決意はどうでしょうか？ １か月続きますか？ あっという間に机の上には保存しておきたい文書や資料の山々。どうでしょうか？ 悔しいけれど、自分はまさにこれ！ という方のためのＩＴ活用術が今回のものです。

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写真をご覧ください。プリンタの右にあるのが、今回お勧めする文書管理を一気に楽にしてくれる優れものです。製品名は「スキャンスナップ」です。文書を一気にスキャンして、ＰＤＦファイルにしてくれるものです。

例えば、十数枚の文書があるとします。両面原稿だったり、カラー印刷だったりして、統一性に欠ける文書です。こういった文書がボタン一発で、高速スキャン（１分間に１５枚ほど）され、ＰＤＦファイルで保存されるのです。白紙の部分は自動的に飛ばしてスキャンもしてくれます。機能の詳細を述べるのはここでの目的ではありませんので、ぜひサイトでその詳細をつかんでください。びっくりされると思います。

　私は、この機器を２００３年３月から使い始めました。それからというもの、重要文書はすべてデジタル化をして、ノートコンピュータに保存しています。そして、デジタル化をした文書は、よほどでない限り破棄してしまいます。初めは捨ててしまうことに躊躇しましたが、ファイルでとっておいたのでは、わざわざデジタル化をした意味がありません。思い切りのよさが大切です。

　デジタル化のよさはさまざまあります。一つはどれだけ保存しても、ファイルのように太くなってしまって置き場所に困ることはないということ。また、「超整理法」の提唱者、野口悠紀夫さんが勧める「ポケット一つの原則・時系列」の整理術ができることです。つまり、スキャンすることで自動生成されるＰＤＦファイルには、ファイル名もスキャン時刻も付加され、一つのフォルダの中に次々と保存されていくのです。

　私はさらにその保存した文書が活用しやすいように、「紙」というフリーソフトを使って整理しています。その紙で整理されたフォルダの中身を見てください。
　左フレームには「ファイル名一覧」（ちょっとした時間に自動生成されたファイルに名前をつけています）、右フレームにはその文書の内容が出ています。
　この「スキャンスナップ」と「紙」の組み合わせで、文書管理は格段によくなります。ぜひ一度お試しください。

（2005年6月20日）